انشاء مشوع مكتب خدمات عامة مثل مكتب قوى افراد ليس بالامر الهين جملة وتفصيلا فهناك خدمات أخرى يمكن تقديمها مثل التخليص من أي مستندات حكومية ومتابعتها، وكذلك إرسال واستلام الأوراق عبر الفاكس، بالإضافة إلى توفير خدمات ولوازم للطلاب. كلما تنوعت وزادت الخدمات التي يُقدمها المكتب للعملاء، زادت الأرباح وزادت ثقتهم بالشركة ،ومن المهم أن نلاحظ أن خدمات الجهات الحكومية الرسمية قد تختلف من دولة إلى أخرى، لذا من الأفضل التعرف بدقة على نوعية الخدمات التي يمكن تقديمها للمواطنين في بلدك.
متطلبات مشروع مكتب خدمات عامة
عليك أن تنظر في الاعتبار ما يمكن أن يكون مطلوبًا للمشروع من البداية لتكون لديك فكرة عن التكلفة المتوقعة وحجم الإنفاق. فيما يلي أبرز متطلبات فتح مكتب خدمات عامة:
- توفير مساحة 30 مترًا مربعًا لتسهيل العمل وتنظيمه.
- تواجد اتصال إنترنت قوي بشكل كبير لضمان سرعة تنفيذ الخدمات.
- طاولات وكراسي خاصة بالعمل المكتبي.
- أجهزة الكمبيوتر ذات المواصفات الجيدة متوفرة بأعداد مختلفة تبعاً لرغبتك.
- آلة طباعة كبيرة لتصوير ونسخ الوثائق والمستندات.
- صناديق خشبية أو أي نوع مماثل يستخدم لتخزين وحفظ الوثائق والأوراق بشكل آمن.
يجدر بالذكر أن التكلفة الفعلية اللازمة لافتتاح مكتب خدمات عامة ليست مرتفعة جدًا إذا ما قورنت بمشاريع أخرى، ولهذا نقول منذ البداية إن المشروع يمكن تنفيذه برأس مال صغير.
ترخيص مكتب خدمات عامة
بالطبع، تتفاوت تراخيص فتح مشروع مكتب خدمات عامة من بلد إلى آخر، ولكن في العادة، الرخص الأساسية تشمل:
تصريح الأعمال
الترخيص الذي يحصل عليه المكتب من الجهات المختصة يعد ضروريًا للسماح له بالقيام بأنشطته بشكل قانوني في البلد الذي يعمل فيه.
تراخيص البناء والتشييد
إذا كنت تخطط لإنشاء مكتب يتضمن بناء مبنى خاص به، فمن المحتمل أن تتطلب السلطات الحكومية تراخيص البناء والتشييد والتخطيط العمراني لهذا المكتب.
تراخيص مهنية
توجد مهن في خدمات العامة تتطلب تراخيص مهنية من السلطات المحلية مثل تراخيص الأطباء والمحامين.
تراخيص الضرائب
قد تكون بحاجة إلى الحصول على تصاريح ضريبية لتسديد الضرائب والرسوم المستحقة للدولة التي تعمل فيها.
تراخيص المكاتب الإدارية
بعض المكاتب الإدارية قد تتطلب تصريحات خاصة للعمل فيها، مثل تصريح الإنتاجية وتصريح التجارة.
توصي إذا واجهت صعوبات في الحصول على تراخيص المكتب في بلدك بالتحدث مع محام أو مستشار قانوني يملك معرفة مسبقة بالأمر.
كيف تدير مكتب خدمات عامة
مهارات الإدارة في مجال الخدمات تتطلب فهماً لطبيعة العمل، حيث يمكن لهذا المعرفة مساعدة صاحب المشروع في توجيه وإدارة الموظفين بفعالية لتحقيق الاهتمام العام للعملاء وزيادة الأرباح للشركة.
الكوادر البشرية المطلوبة لإدارة مكتب الخدمات العامة
يحتاج مكتب الخدمات العامة إلى عدد محدد من الموظفين الذين سيقومون بمهام محددة وفق توزيع معين للمهام.
موظف اداري
مسؤول عن التواصل مع العملاء وتحديد احتياجاتهم وتوثيقها على الحاسوب أو تسجيلها في مكان مناسب.
موظف لوجستي
توظيف شخص للقيام بزيارة المؤسسات الحكومية والخاصة لتسليم واستلام الوثائق.
موظف كمبيوتر
موظف يستخدم الحاسوب لإدارة عمليات دفع الفواتير والمستحقات والقيام بجميع الأمور اللازمة عبر الإنترنت، بالإضافة إلى طباعة ونسخ أية وثائق مطلوبة.
إداريين
يمكن تعيين شخص أو أكثر وفقا للاحتياجات لإدارة ومراقبة عمليات قيد الإنجاز في المكاتب والأقسام، بالإضافة إلى متابعة أداء الموظفين ومراقبة تقدم الأنشطة.
الشخص المسؤول عن مكتب العلاقات العامة هو أهم موظف في المشروع، ويجب أن يكون متواجدًا لتوجيه وإشراف الموظفين وشرط ان يكون جميع الموظفين يخضعوا لنظام التامينات الاجتماعية حتى لا تعرض نفسك للمسائلة القانونية.
شروط فتح مكتب خدمات عامة
هناك متطلبات قانونية تختلف من بكل دولة لأخرى لفتح مكتب خدمات عامة، فعلى سبيل المثال في السعودية يتم طلب الآتي:
- يجب أن يكون هناك حساب بنكي يحتوي على مبلغ 10 آلاف ريال سعودي كضمان لوزارة التجارة والاستثمار.
- تقديم آخر مؤهل دراسي حصلت عليه.
- صور شمسية.
- أن لا يكون موظف حكومي.
- أن يكون العمر تجاوز عمر الـ 18 سنة.
- نسخة عن الهوية الشخصية الوطنية
قد يتم تعديل الأوراق والمستندات المطلوبة من قبل الجهات المختصة في البلد الذي تقطن فيه، وهذا يجب أخذه في الاعتبار.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق